E-Mail: 10 Tipps für konzentriertes Arbeiten ohne „Senden/Empfangen“

 

Dies ist vermutlich der einfachste Beitrag, den ich hier bisher geschrieben habe. Denn zum Thema E-Mail hat Anitra Eggler unter anderem hier und hier bereits alles aufgeschrieben, was es zu sagen gibt.

Punkt.

Ein paar persönliche Anmerkungen habe ich dazu allerdings doch – und zwar konkret aus der Sicht desjenigen, der gerade dabei ist, seine Selbständigkeit aufzubauen. Aber vielleicht finden ja auch (Noch-)Nicht-Selbständige Nützliches für sich und ihre Arbeit.

Wir kennen doch alle diese lustige Liste, die vor rund 15 Jahren oder mehr die Runde machte: „Zehn Dinge, an denen Du merkst, dass Du E-Mail-süchtig bist.“

Haben wir alle gelacht und uns irgendwie dabei ertappt gefühlt. Zum Beispiel bei: „Ich klicke Senden/Empfangen. Kommt keine Nachricht, klicke ich nochmal, um zu sehen, ob wirklich keine Nachricht da ist.“

Mittlerweile finde ich persönlich das alles gar nicht mehr so wahnsinnig lustig. Denn wie sehr die E-Mail fast alle von uns in Beschlag nimmt und uns wahlweise vom Arbeits- oder Privatleben abhält, ist eigentlich kriminell.


Ja, trotzdem biete ich einen E-Mail-Kurs an, weil ich der Meinung bin, dass inhaltlich relevante Mails durchaus bereichernd sein können. 😉


Aber nun wieder zurück zum eigentlichen Thema…

Mir gefällt die Idee der E-Mail-Öffnungszeiten, wie Anitra sie schon in ihrem Erstlingswerk vorgeschlagen und dies hier* untermauert hat.

Trial and Error

Ich wollte das nach Lektüre des Buches auch sofort umsetzen – und zwar übermotiviert und radikal: Mails lese und beantworte ich nur mehr Montag, Mittwoch und Freitag jeweils am Vormittag. Bamm! Es stand sogar kurzfristig so in meiner Signatur.


Digital Life:


Lief dann eher schwierig, da ich ein erstes Projekt bearbeitete und nebenbei Kundenakquise, Businessplan, Finanzplanung, Websiteerstellung und noch zig andere Dinge zu bewerkstelligen hatte, die bei einer Gründung so anfallen. Da flogen die Mails nun mal so hin und her, auch wenn ich stets versuchte, nur die wirklich relevanten Dinge auf den Datenhighway zu schicken und den Rest persönlich oder telefonisch zu erledigen.

Ich ging dann dazu über, den Mail-Mittwoch großzügig auf den ganzen Tag auszudehnen, scheiterte aber auch dabei.

Das hat mich ein wenig geärgert, weil ich den Urlaubs-Flow nicht verlieren wollte, aber ich wollte mich nicht entmutigen lassen.

Die Mailtaktik: Der Zehn-Punkte-Plan

Ich habe hier ja schon beschrieben, welche Apps ich von meinem Smartphone und Tablet gelöscht oder umgestellt hatte. Ich habe mir fürs erste also folgende Mailtaktik zurecht gezimmert, mit der ich recht gut fahre:

  • Ich habe zwei Mailaccounts – einen für private und einen für berufliche Zwecke.
  • Diese Accounts verwalte ich mit zwei unterschiedlichen Clients, um Job und Privat nicht zu sehr zu vermischen.
  • Auf meinem Smartphone habe ich Benachrichtigungen für neue E-Mails abgestellt.
  • Ich rufe Mails meist drei Mal täglich ab (manchmal öfter) – in der Früh, Mittags und Abends – und priorisiere.
  • Was eine schnelle Reaktion erfordert, beantworte ich sofort oder benutze das Telefon. Geht schneller und vermeidet oft Missverständnisse.
  • Was keine unmittelbare Reaktion erfordert, kommt in mein Notizbuch. Nicht zwingend sofort, aber im Laufe des Tages. Und zwar in ein echtes, in das man mit der Hand schreiben muss. Für diese Zwecke nutze ich den Wochen-Notizkalender von Moleskine*. Auf der rechten Seite in der jeweiligen Woche stehen meine To Do´s, darunter auch eine Liste mit Mails, die zu schreiben sind. Meist steht da nur der Name der- oder desjenigen, dann weiß ich schon, worum es geht. Was ich im Laufe der Woche erledige, wird abgehakt. Was offen bleibt, wird (Sonntagabend oder Montagfrüh) in die Folgewoche übertragen.
  • Während meiner Kreativ-Arbeit (Text, Konzeption & Co.) ist mein Mail-Client geschlossen.
  • Abwesenheitsnotizen: Diese setze ich sparsam ein und zwar nur dann, wenn ich tatsächlich abwesend bin. Das bin ich dann aber auch wirklich und ohne Kompromisse. Zwei Beispiele aus der jüngeren Vergangenheit, die mich verwundert zurück ließen.

Beispiel 1: Ich schrieb einem Journalisten ein Mail. Nach rund einer Woche kam eine entschuldigende Antwort. Der Empfänger war auf Urlaub und da „ein wenig schleißig mit der Mail-Bearbeitung.“ Ich meine: Die Entschuldigung war nicht nötig, aber ein Autoresponder mit dem Inhalt „Ich bin auf Urlaub – melde mich nach meiner Rückkehr“ wäre für ihn in diesem Fall praktikabel gewesen. Urlaub ist Urlaub.

Beispiel 2: Nachdem ich im Zuge eines Projekts mit einem Redakteur am späteren Vormittag wegen eines Artikels gemailt hatte, erhielt ich kurz nach 12 Uhr mittags plötzlich eine Abwesenheitsnotiz. Inhalt: „Ich bin heute, am Soundsovielten, bis 14 Uhr nicht im Büro und lese meine Mails nur unregelmäßig. In dringenden Fällen schreiben Sie mir eine SMS.“ Ich schaute ungefähr so: 😯

Ich habe nicht nachgefragt, ob dies Firmenpolitik ist. Wenn ja, ist es hart an der Grenze zum Irrsinn (sorry, eine Abwesenheitsnotiz für zwei Stunden?) – wenn nicht, ist es aber auch nicht viel besser.

  • Ich versuche, mich in meinen E-Mails kurz zu halten. Ich halte es da wie beim Verfassen von Pressetexten: Die W-Fragen beantworten (W könnte in diesem Fall für „was WILL ich“ stehen) und schnell zum Punkt kommen. Für weiterführende Informationen, falls nötig, gibt es das persönliche Gespräch.
  • Ein Mail, von dessen Sinnhaftigkeit, Inhalt und Stil ich nicht überzeugt bin, schicke ich nicht ab.

Eigentlich einfach, oder?

 


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