Der ideale Versandzeitpunkt für Deine Presseaussendung

Nun hast Du also Zeit und Engagement in die Erstellung von Pressemeldung und Verteiler gesteckt. Und jetzt? Wahrscheinlich möchtest Du Deine Pressemitteilung am liebsten jetzt sofort ausschicken.

  • Weil sie so wichtig ist.
  • Weil Du schon auf die Reaktionen gespannt bist.
  • Weil Du ungeduldig bist.

Das kenne ich alles aus eigener Erfahrung.

Dazu folgende Anmerkungen:

  • Was für Dich superwichtig erscheint, ist es für die Empfänger nicht unbedingt auch.
  • Erwarte Dir keine euphorischen Reaktionen.
  • Lerne, Dich in Geduld zu üben. (Wer mich kennt, weiß, wie schwer mir das selbst fällt)
Es ist ein bisschen ernüchternd, aber die Wahrheit: Kein Mensch wartet auf Deine Aussendung. Und wenn sie dann kommt, ist sie im ersten Augenblick ein Störenfried, der den Arbeitsprozess unterbricht. Umso wichtiger ist also, dass der Inhalt passt.

Doch zunächst einmal folgendes: Den idealen Versandzeitpunkt für Pressemeldungen gibt es nicht. Jeder hat Vor- und Nachteile. Klar ist natürlich, dass Du vermutlich nicht am späten Abend oder mitten in der Nacht ausschicken, sondern eher die Tageszeiten bevorzugen wirst. Ausnahmen bestätigen die Regel und natürlich hängt es von Deiner Branche, Deiner Tätigkeit, Deinem Unternehmen und Deinen Märkten, in denen Du tätig bist und nicht zuletzt von Aktualität und Dringlichkeit Deines Anliegens ab, wann Du ausschickst.

Die Google-Suche „bester Zeitpunkt für Pressemitteilungen“ spuckt Dir eine Vielzahl an Ergebnissen aus. Viele Menschen weltweit zerbrechen sich darüber die Köpfe.

Vorlaufzeiten beachten

Einig sind sich fast alle, dass Vorlaufzeiten beachtet werden müssen. Tageszeitungen können relativ schnell reagieren, Onliner sowieso, Radio und TV grundsätzlich auch, während Du bei Wochen- oder Monatsmagazinen auf die redaktionellen Deadlines achten musst, wenn Du mit Deiner Geschichte in diese eine bestimmte Ausgabe hinein willst. Hier bleibt Dir nichts anderes übrig, als in den Redaktionen kurz nachzufragen, bis wann die Infos spätestens benötigt werden.

Die meisten Menschen, die ihr Geld mit Pressearbeit verdienen, werden Dir sagen, dass Montag bis Freitag jeweils am Vormittag der ideale Zeitpunkt für den Versand ist. Über weite Strecken stimmt das auch sicher, wobei ich persönlich von Montagen, an denen die Postfächer nach dem Wochenende überquellen, eher abrate.

Planung ist wichtig und ein wesentlicher Eckpfeiler für den Kommunikationserfolg. Dennoch bin ich der Meinung, dass man sich eine gewisse Flexibilität bewahren sollte.

Zwei Beispiele aus meiner eigenen Erfahrung:

Beispiel 1:

Vor wenigen Jahren verfasste ich eine Presseaussendung für einen Winzer aus Wien. Der Standort seines Betriebs – die Stammersdorfer Kellergasse am Bisamberg, eine Weinidylle am nördlichen Stadtrand – drohte damals im Verkehr zu ersticken. Gemeinsam beschlossen wir den Gang an die Presse.

Eine Pressemeldung gespickt mit ein paar knackigen Zitaten (Kritik an Bezirk und Stadt) und Zahlen, die die unerträgliche Verkehrssituation untermauerten (ein Auto wurde mit 110 km/h geblitzt – in einer 30er-Zone) sowie deren unmittelbare Auswirkungen auf die Weinbaubetriebe und deren Besucher war schnell aufgesetzt.

Doch dann die Frage: Wann schicken wir aus?

Hier habe ich die Erfahrung gemacht, wie wichtig es sein kann, auf aktuelle Ereignisse und die Themenlage Rücksicht zu nehmen.

Es war Frühling, Donnerstagabend, ich saß zu Hause am Computer und es geschah – nichts.

Kein Weltereignis, das eine ganze Redaktion bindet. Kein Sport, der noch unbedingt ins Blatt muss. Österreich im Dämmerschlaf. Also dann, zwar 18 Uhr vorbei, aber raus damit.

Noch am selben Abend hatte ich drei Journalisten am Telefon (sie haben mich angerufen und nicht umgekehrt), die von mir genauere Auskünfte über die Situation vor Ort haben wollten.

Mit einem Allerweltsthema – Verkehrsinfarkt in einem Grätzl (= ostösterreichisch für Stadtviertel, Anm.) – das wir mit Zahlen, Fakten, Zitaten und der nötigen Prise Emotion (Hinweis auf die enge Verbindung von Wien und Wein) aufbereitet hatten, generierten wir aus dem Stand zehn Print- und etliche Onlineartikel in Wiener Medien.

Beispiel 2:

Anfang des Jahres 2013 wurde Österreichs Bayern-Legionär David Alaba von Ex-Profi Jan-Aage Fjörtoft zum „vielleicht besten Linksverteidiger der Welt“ geadelt. Es war das erste Mal, dass der österreichische Nationalspieler so bezeichnet wurde – seit damals hört man diese Huldigungen ja mehrmals pro Jahr.

Fjörtoft war damals TV-Experte bei Sky, ich selbst war für die Sportkommunikation des Pay-TV-Senders in Österreich verantwortlich.

Die Aussage fiel im Zuge einer Live-Übertragung irgendwann an einem Samstagabend und wurde von meinen Kollegen in Deutschland zusammen mit vielen anderen On-Air-Zitaten an deutsche Medien zwischen 20 und 21 Uhr ausgeschickt.

Hätte ich die Aussendung übernommen und 1:1 an meine Verteiler in Österreich geschickt – wer weiß, ob viele Journalisten davon Wind bekommen hätten. Nicht zuletzt auch deshalb, weil an Samstagabenden in Sportredaktionen der Wahnsinn Regie führt. Ich bin der Meinung: Jede Aussendung, die man zu dieser Zeit einem Kollegen erspart, ist eine gute Aussendung.

Ich entschloss mich also zu warten und schickte Sonntagmorgen gegen 9:30 Uhr eine kurze Aussendung, die nur die Statements von Fjörtoft über Alaba enthielt, an meine Sportverteiler.

Resultat: Fjörtofts Aussagen verbreiteten sich am selben Tag online rasend schnell und waren am Montag Tagesthema auf den Sportseiten der Tageszeitungen.

Um es zusammen zu fassen – die wichtigsten Punkte:

  • Verschicke in der Regel am Vormittag
  • Ausnahmen bestätigen die Regel: Plane gut, aber bleib flexibel!
  • Informiere Dich über redaktionelle Deadlines
  • Bleib geduldig: Es muss nicht alles sofort raus
  • Eigne Dir journalistisches Denken an: Was ist wann eine gute Geschichte?
  • Gibt es aktuelle Ereignisse, auf die Du Bezug nehmen kannst?
  • Oder tut sich mal gar nichts? Nutze Tageszeiten und Wochentage, an denen Journalisten vielleicht weniger zu tun haben

Und eine ganz wichtige Lektion: Trial & Error: Mach Fehler und lerne daraus!

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