Die fast perfekte Presseaussendung

Du hast Dein Thema, über das Du Medien und Öffentlichkeit informieren willst, festgelegt? Gut so, dann brauchst Du nun eine Presseaussendung.

Wie ist eine professionelle Aussendung üblicherweise aufgebaut? Es gibt keine genormten Vorgaben, aber an ein paar Dinge solltest Du Dich in Deinem eigenen Interesse halten.

  • Deine Aussendung hat eine aussagekräftige Headline, also eine Überschrift
  • gefolgt von einem Abstract, dem Anreißer, der die wichtigsten Fakten der Aussendung kurz und knapp zusammenfasst
  • danach folgt die Beantwortung der W-Fragen
  • sowie ein Zitat
  • gegen Ende der Aussendung allgemeine Informationen zum Unternehmen
  • und ein Rückfragehinweis, also E-Mail und Telefonnummer, unter denen Dich ein Journalist erreichen kann, sollte sie oder er noch Fragen haben.

Gehen wir es nochmal der Reihe nach durch.

Die fast perfekte Presseaussendung

Die Headline:

Journalisten buhlen mit ihren Überschriften um die Aufmerksamkeit der Leser. Spiel beim Verfassen Deiner Überschrift selbst Journalist – denn immerhin willst Du ja die Aufmerksamkeit des Empfängers gewinnen, der tagtäglich Dutzende bis Hunderte Mails und Aussendungen erhält.

Tipp: Der „Betreff“, also das, was der Journalist in seinem Mailclient zuerst zu sehen bekommt, kann durchaus eine Verkürzung der Headline und muss nicht zwingend ident mit der eigentlichen Überschrift des Textes sein.

Abstract:

Vier Zeilen. Nicht mehr. Hier kannst Du tatsächlich zeigen, was Du kannst, denn neben der Überschrift sollen diese vier Zeilen den Inhalt der Presseaussendung zusammenfassen und gleichzeitig den Journalisten so neugierig machen, dass er auch weiterliest.

Tipp: Es muss nicht zwingend Fließtext sein. Du kannst auch vier Bulletpoints setzen und da kurz und knapp Deine Infos unterbringen. Gerade bei Meldungen mit vielen Zahlen ist das oft die übersichtlichere Variante.

Die W-Fragen:

Diese zwei bis drei Absätze sollten den Kern Deiner Aussendung bilden. Hier sagst Du, was Sache ist. Die guten alten W´s sind Dir ja vielleicht bekannt: Wer, was, wann, wo warum, wie. Es müssen nicht immer zwingend alle W´s beantwortet werden – aber die meisten.

Tipp: Ich mache mir hier übrigens mein eigenes W und stelle mir die Frage: Was WILL ich? Was WILL ich mit meiner Aussendung erreichen? Welche Botschaft WILL ich dem Journalisten vermitteln? Was WILL ich über mich bzw. mein Unternehmen oder mein Produkt in den Medien lesen, sehen, hören? Wenn ich mir diese Fragen klar beantworten kann, ist die Formulierung des Textes gar kein großes Problem mehr.

Zitat:

Ein Zitat von Dir, Deinem Geschäftsführer, Deinem Marketingleiter oder von wem auch immer ein Zitat thematisch passt, sollte in den oben beschriebenen Absätzen ebenfalls Platz finden. Zum einen lockert es den Text auf, zum anderen zitieren Journalisten gerne.

Tipp: Verschieß nicht Dein ganzes Pulver im Text, sondern hebe Dir das eine oder andere Zitat für ein persönliches Gespräch mit Journalisten auf.

Allgemeine Informationen zum Unternehmen:

Die Presseaussendung beendest Du üblicherweise mit Informationen zu Deinem Unternehmen, die dem Journalisten einen schnellen, kompakten Überblick zu Deiner Firma geben.

Ein Beispiel könnte etwa sein: Firma XY ist Hersteller von Produkt YZ und produziert an zwei Standorten in Wien und Graz. Das Angebot umfasst neben YZ weiters noch (…), (…) und (…) und betreut aktuell 150 zufriedene Kunden. XY beschäftigt XX Mitarbeiter an beiden Standorten. Mehr Informationen finden Sie unter (Webadresse).

Tipp: Da sich diese Informationen im Wesentlichen nicht allzu oft ändern, ist es sinnvoll, diesen Absatz (im PR-Jargon Boilerplate genannt) abzuspeichern und bei Bedarf einfach unter die nächsten Presseaussendungen zu kopieren.

Kontakthinweis:

Hier soll der Kontakt jenes Mitarbeiters stehen, an den sich Journalisten bei Fragen wenden können: Name, Telefonnummer (bei Festnetznummer Bürozeiten angeben), E-Mail-Adresse sind die Basics. Web- und Social-Network-Präsenzen können hier ebenso angeführt werden.

Wichtig: Zeig Deinen Erstentwurf einem Kollegen oder einem Freund mit der Bitte, den Text kritisch zu lesen. Gerne kannst Du Deinen Entwurf auch mir zukommen lassen. Dafür gibt es meine PR-Soforthilfe.

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